Внешние файлы Excel с многоколоночными базами данных из маски открывать и редактировать. Excel-VBA

Многоколоночные базы данных имеют важное преимущество, они могут содержать больше информации.

Эта программа создает и управляет такими базами данных во внешних файлах Excel.

Все работает просто, из маски открывается файл Excel и в каждый рабочий лист открытого файла Excel можно вводить данные в 10001 строку и в 121 столбца, а именно от строки 1 до строки 10001, от столбца 1 до столбца 121. В строку 1 вводятся заголовки. В столбце 1 программа создает идентификационные номера, каждый номер только для одной строки, каждый номер появляется на листе только один раз.

Остальные 120 столбцов разбиты на 10 групп, каждой группе можно присвоить название, а каждому столбцу с заголовком присвоить тип данных: текст, число, дата или время. Все это делается в режиме "Конструктор базы данных ". Этот режим также определяет, вводятся ли файлы из текстового поля или поля со списком. Поле со списком может содержать до 12 значений.

В режиме «Ввести» данные вводятся в базу данных с соблюдением назначенного типа данных. Элементы редактирования не отображаются для столбцов без заголовка.

В этой программе при поиске всегда применяется фильтр. Поле со списком для ИД-Но. может содержать только отфильтрованные идентификационные номера.

Каждому идентификационному номеру можно ввести картинку.

Все данные каждого идентификационного номера можно распечатать.

Шаг 1. Создайте, назовите и отформатируйте файл Excel. Многоколоночные базы данных в Excel.

Работу с этой программой можно разделить на 8 шагов.

Первый шаг — создать файл Excel, назвать его и отформатировать.

Созданный файл Excel называется «База данных персонала».

Первый рабочий лист в файле называется «Производство».

На этом листе используйте сочетание клавиш CTRL+A, чтобы выделить все. Выберите шрифт Ареал и размер 12 пунктов. Выделите строку 1 и отформатируйте ее жирным шрифтом. 

Все остальное заносится в файл из маски ввода.

Шаг 2. Открыть внешний файл Excel. Многоколоночные базы данных в Excel.

Работу с этой программой можно разделить на 8 шагов.

На втором шаге из маски открывается внешний файл Excel.

Если нажать кнопку «Открыть», можно открыть файл Excel «База данных персонала».

В появившемся поле со списком «Лист» выберите рабочий лист «Производство», теперь можно увидеть желтую кнопку «К» (Конструктор базы данных) и синюю кнопку «В» (Ввести).

База данных готова к обработке.

Шаг 3. Конструктор базы данных. Многоколоночные базы данных в Excel.

Работу с этой программой можно разделить на 8 шагов.

На третьем шаге группе присваивается имя, вводятся заголовки столбцов, столбцам назначаются типы данных и выбираются элементы управления.

Сначала нажимается желтая кнопка «К». Появляется ряд из 10 желтых кнопок, каждая кнопка для одной группы.

Первая группа называется «Персональные данные (Группа 1)».

Столбцы получают следующие заголовки:

Табельный номер

Пол

День рождения

Имя

Фамилия

Титул

Почтовый индекс

Город

Улица номер дома

Семейное положение

Начало смены

Конец смены

Столбцам назначаются следующие типы данных:

Текст

Текст

Дата

Текст

Текст

Текст

Текст

Текст

Текст

Текст

Время

Время

В столбец с заголовком «Пол» все данные вводятся из поля со списком, поэтому создается поле со списком с 2 значениями. Это следующие значения:

Госпожа

Господин

В столбец с заголовком «Семейное положение» все данные вводятся из поля со списком, поэтому создается поле со списком с 7 значениями. Это следующие значения:

Одинокий 

Одинокая 

Женатый

Женатая

В разводе

Овдовел

Овдовела

В столбец с заголовком «Начало смены» все данные вводятся из поля со списком, поэтому создается поле со списком с 3 значениями. Это следующие значения:

06:00

14:00

22:00

В столбец с заголовком «Конец смены» все данные вводятся из поля со списком, поэтому создается поле со списком с 3 значениями. Это следующие значения:

06:00

14:00

22:00

Группа 1 готова.

Шаг 4. Ввести и изменить. Многоколоночные базы данных в Excel.

Работу с этой программой можно разделить на 8 шагов.

На четвертом шаге данные вносятся в базу данных.

Сначала нажимается синяя кнопка «В». Появляется ряд из 10 синих кнопок, каждая кнопка для одной группы.

Когда нажимается одна кнопка из 10 синих кнопок, нажатая кнопка становится красной, поле со списком «ИД-Но.» можно увидеть в левом верхнем углу, а также можно увидеть рамку с элементами управления выбранной группы.

В поле со списком «ИД-Но.» стоят идентификационные номера уже созданных записей. Если создается новая запись, это поле со списком должно оставаться пустым.

Если щелкнуть элемент управления (текстовое поле или поле со списком), выбирается ячейка электронной таблицы, за которую отвечает этот выбранный элемент управления.

Кнопка, отвечающая за ввод, при создании новых записей имеет надпись «Ввести», при изменении записи имеет надпись «Изменить».

Записи всегда делаются внутри выбранной группы.

Новый идентификационный номер создается программой.

Если все данные в выбранной записи удаляются путем ввода из пустых полей ввода, идентификационный номер этой записи удаляется и вместо него стоит дефис «_».

Нажатие желтой кнопки «К» переключает на конструктор базы данных. Вы можете вернуться к вводу и изменению, нажав синюю кнопку «В».

Шаг 5. Вставить или удалить картинку. Многоколоночные базы данных в Excel.

Работу с этой программой можно разделить на 8 шагов.

Пятый шаг показывает, как добавить или удалить картинку для каждого идентификационного номера.

Если выбран идентификационный номер, видны две кнопки «Вставить картинку» и «Удалить картинку».

Картинка добавляется кнопкой «Вставить картинку».

Картинка удаляется кнопкой «Удалить картинку».

Шаг 6. Создать отфильтрованную базу данных. Многоколоночные базы данных в Excel.

Работу с этой программой можно разделить на 8 шагов.

На шестом шаге создается копия базы данных, данные, в копии, фильтруются и отфильтрованные ИД-Но. отображаются в поле со списком для идентификационных номеров.

Кнопка «Создать новую копию базы данных» создает копию базы данных из активной электронной таблицы. Созданная копия не фильтрована.

Так вставляется фильтр в листе «Копия базы данных»: щелкнуть в ячейку A1, выбрать в строке меню «Главная», «Сортировка и фильтр», «Фильтр».

Если теперь вызвать маску ввода и установить флажок «Отфильтрованная база данных», то в поле со списком для идентификационных номеров появятся только отфильтрованные идентификационные номера.

Изменения данных в идентификационных номерах вносятся в активную электронную таблицу, в копию базы данных изменения не вносятся.

Если установлен флажок «База данных», в поле со списком для идентификационных номеров будут стоять все идентификационные номера.

Шаг 7. Показать копию базы данных. Многоколоночные базы данных в Excel.  

Работу с этой программой можно разделить на 8 шагов.

На седьмом шаге вызывается копия базы данных.

Кнопка «Показать копию базы данных» активирует рабочий лист «Копия базы данных», ничего там не меняя.

Если пользователю это нужно, он может сам, чего ни будь изменить в этом листе.

Шаг 8. Распечатать данные выбранного идентификационного номера. Многоколоночные базы данных в Excel.

Работу с этой программой можно разделить на 8 шагов.

На восьмом шаге данные выбранного идентификационного номера становятся доступными в электронной таблице для печати.

Если выбран идентификационный номер, видна кнопка «Лист».

С помощью кнопки «Лист» данные выбранного идентификационного номера стоят в 6 столбцах на рабочем листе «Лист».

Передаются только данные из столбцов с заголовками.

В ячейке A1 находится картинка.

В ячейке C1 находится выбранный идентификационный номер.

Правый заголовок этого листа содержит имя файла внешнего файла Excel, имя активного листа, выбранный идентификационный номер и номер страницы.

Открытый внешний файл Excel будет закрыт и сохранен при нажатии красной кнопки «Маска».