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Auftragsabwicklungsprogramm mit Kundendatenbank, Produktpalette, Artikelbilder, Filteransicht. Excel VBA.
Dieses Programm ist im VBA programmierte Excel Datei.
Es funktioniert nach folgendem Prinzip: es wird ein Angebot erstellt, aus dem Angebot kann man eine oder mehrere Auftragsbestätigungen erstellen, auch aus einer Auftragsbestätigung kann man eine oder mehrere Rechnungen erstellen und aus einer Rechnung kann man eine oder mehrere Lieferscheine erstellen.
Jedes erstelltes Dokument kann bis zu 40 Positionen haben. Im Programm gibt es Platz für 10.000 Angebote, 10.000 Auftragsbestätigungen, 10.000 Rechnungen, 10.000 Lieferscheine.
Die Excel Datei hat 7 Tabellenblätter: „Maske“, „Kundendatenbank“, „Produktpalette“, „Formular“, „Schablonen“, „Positionen“ und „Blatt“.
In dem Programm alles wird aus einer Eingabemaske erledigt. Die Eingabemaske wird im Tabellenblatt „Maske“ mit Schaltfläche „Maske“ aktiviert.
Tabellenblatt „Kundendatenbank“ besteht aus 11 Spaten: Kunden-Nr., Firmennamen, Zusatznamen, Anrede, Vorname/Name, Straße, PLZ/Ort, Land, E-Mail, Telefon, Bemerkung. Alle Daten werden direkt in dem Tabellenblatt per Hand eingetragen. Für die Datenbank gibt es keine Begrenzung von Zeilen.
Tabellenblatt „Produktpalette“ besteht aus 7 Spaten: Artikel-Nr., Bezeichnung, Einheit, Preis, MwSt.%, Brutto und URL. In ersten 6 Spalten Daten werden direkt in dem Tabellenblatt per Hand eingetragen. Brutto in Spalte 6 wird mit Formel berechnet: =D2*(E2+100)/100 In Spalte 7 die URL werden vom Programm eingetragen. Für die Datenbank gibt es keine Begrenzung von Zeilen.
Im Tabellenblatt „Formular“ steht immer zuletzt ausgewähltes Dokument.
Im Tabellenblatt „Schablonen“ befinden sich 4 Schablonen: Formular Angebot, Formular Auftragsbestätigung, Formular Rechnung, Formular Lieferschein.
Das Programm benutzt die Schablonen. User kann in den Schablonen in Zeile 24 die Kundenansprache jederzeit ändern. Auch in Zeile 30 kann User Dokumentende ändern. Daten aus den Zeilen wird immer in Dokumenten angezeigt.
Im Tabellenblatt „Positionen“ steht Positionsliste zuletzt ausgewähltes Dokument.
Im Tabellenblatt „Blatt“ steht Liste zuletzt ausgewählter Dokumentart.
Hier ein Beispiel, welcher zeigt wie das Programm funktioniert.
In der Kundendatenbank wird Kundenkonto „XY“ für Kunde „XY“ erstellt.
In der Produktpalette wird Artikelkonto „AW“ erstellt.
Foto von dem Artikel wird in Artikelkonto eingefügt. Wenn Foto gelöscht wird, wird nach Kennwort gefragt, Kennwort ist die Zahl „3“.
Angebot für Kunde XY wird erstellt, Angebot kann haben 40 Positionen und hat Abweichende Lieferadresse, die wird in Angebot eingetragen. Jede Position kann gelöscht werden, Kennwort für Löschen ist die Zahl „3“.
Aus dem Angebot für Kunde XY wird 2 Auftragsbestätigungen erstelle.
Aus der letzten Auftragsbestätigung für Kunde XY werden zwei Rechnungen erstellt.
Aus der letzten Rechnung für Kunde XY werden zwei Lieferscheine erstellt.
Der Kunde hat anders überlegt und wollte bestellte Artikel nicht haben.
Alle Lieferscheine von dem Kunden XY werden als storniert markiert. Zuerst, Links oben, in „Geschäftsfall“ „Lieferscheine“ auswählen und im Rahmen „Dokumenten Markieren“ Schaltfläche „Blatt“ anklicken. Im Tabellenblatt „Blatt“ ist jetzt Kopie von der Datenbank der Lieferscheine.
Im Tabellenblatt „Blatt“ Zelle A1 anklicken, in Menüleiste „Start“, „Sortieren und Filter“, „Filter“ auswählen. Im Filter alle Lieferscheine vom Kunde XY auswählen.
In Eingabemaske Checkbox „Filteransicht an“ anklicken, Listenbox und obere Combobox im Rahmen „Dokumenten markieren“ zeigen nur gefilterte Dokumenten nur von dem Kunde XY. Checkbox „Filteransicht aus“ anklicken, Filteransicht wird ausgeschaltet sein.
Alle Lieferscheine von dem Kunde XY werden als „Storniert“ markiert.
So werden alle anderen Dokumente von dem Kunde XY markiert.
Die Breiten aller Spalten, im Listenfeld, passen sich automatisch an Länge der eingetragenen Daten.
Mit Doppelklick der linkeren Maustaste kann man jede Zeile im Listenfeld auswählen und in Eingabefeldern der Farbe, wie Listenfeld, anzeigen.
Mit Schaltfläche „Dokumente loeschen“ kann man alle Dokumente löschen. Kennwort ist die Zahl „3“.
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Auftragsabwicklungsprogramm in Excel mit Artikelbildern
1 Dieses Programm ist eine im VBA programmierte Excel Datei. Beim ersten Hochfahren dieses Programm erscheint gelber Balken. Die Makros werden aktiviert, wenn die Schaltfläche „Inhalt aktivieren“ gedrückt wird.
2 Die Datei hat 5 Tabellenblätter: „Maske“, „Tabellenansicht“, „Formular“, „Formular2“, „Ausgewähltes Dokument“.
3 Alles wird aus Eingabemaske eingetragen. Die Maske besteht aus neun Rahmen: „K“, „P“, „A/F“, „A“, „AB/F“, „AB“, „R/F“, „R“, „D/M“.
4 In Rahmen „Kundendatenbank“ wird integrierter Kundendatenbank bearbeitet.
Kundendatenbank hat Platz für 5000 Kundenkonten.
5 Aus dem Rahmen „Kundendatenbank“ kann man 7 Auswertungstabellen erstellen: „Kunde/Stammdaten“, „Kunde/Artikeln/Angebote“, „Kunde/Artikeln/AB“, „Kunde/Artikeln/Rechnungen“, „Kunde/Angebote“, „Kunde/AB“, „Kunde/Rechnungen“.
6 In dem Rahmen „Kundendatenbank“ kann man jedes Konto mit Schaltfläche „Konto löschen“ löschen. Kennwort für löschen ist immer die Zahl 3.
7 In Rahmen „Produktpalette“ wird integrierte Produktpalette bearbeitet.
Produktpalette hat Platz für 3000 Artikel.
8 Aus dem Rahmen „Produktpalette“ kann man 7 Auswertungstabellen erstellen: „Produktpalette“, „Artikel/Kunden/Angebote“, „Artikel/Kunden/AB“, „Artikel/Kunden/Rechnungen“, „Artikel/Angebote“, „Artikel/AB“, „Artikel/Rechnungen“.
9 In dem Rahmen „Produktpalette“ kann man jedes Konto mit Schaltfläche „Konto löschen“ löschen. Kennwort für löschen ist immer die Zahl 3.
10 In Rahmen „A/F“ – Angebotsformular anrichten „AB/F“ - Auftragsbestätigungsformular anrichten „R/F“ - Rechnungsformular anrichtet kann man bestimmen, wo im Formular die Kundendaten, Absenderanschrift, und Daten des Dokument stehen sollen. Die zwei Hinweise haben schon feste Plätze, hier kann man Inhalt der Hinweise und Zeilenhöhe der Hinweise bestimmen.
11 Im Rahmen „Angebote“ werden Angebote erstellt. Die Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Liefertermindatum kann man frei auswählen. Jedes Dokument kann höchstens 40 Positionen haben. Das Programm hat Platz für 50000 Angebote.
12 Aus dem Rahmen „Angebote“ kann man 4 Auswertungstabellen erstellen: „Formular“, „Liste“, „Kunde/Stammdaten“, „Produktpalette“.
13 In dem Rahmen „Angebote“ in jedem Dokument jede Positionsnummer kann mit Schaltfläche „Eintrag löschen“ gelöscht werden. Kennwort für löschen ist die Zahl 3.
14 In dem Rahmen „Angebote“ alle Dokumente kann man mit Schaltfläche „Dokumenten löschen“ löschen. Kennwort für löschen ist die Zahl 3.
15 Im Rahmen „Auftragsbestätigungen“ werden Auftragsbestätigungen erstellt. Die Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Liefertermindatum kann man frei auswählen. Jedes Dokument kann höchstens 40 Positionen haben. Das Programm hat Platz für 50000 Auftragsbestätigungen.
16 Aus dem Rahmen „Auftragsbestätigungen“ kann man 4 Auswertungstabellen erstellen: „Formular“, „Liste“, „Kunde/Stammdaten“, „Produktpalette“.
17 In dem Rahmen „Auftragsbestätigungen“ in jedem Dokument jede Positionsnummer kann mit Schaltfläche „Eintrag löschen“ gelöscht werden. Kennwort für löschen ist die Zahl 3.
18 In dem Rahmen „Auftragsbestätigungen“ alle Dokumente kann man mit Schaltfläche „Dokumenten löschen“ löschen. Kennwort für löschen ist die Zahl 3.
19 Im Rahmen „Rechnungen“ werden Rechnungen erstellt. Die Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Liefertermindatum kann man frei auswählen. Jedes Dokument kann höchstens 40 Positionen haben. Das Programm hat Platz für 50000 Rechnungen.
20 Aus dem Rahmen „Rechnungen“ kann man 4 Auswertungstabellen erstellen: „Formular“, „Liste“, „Kunde/Stammdaten“, „Produktpalette“.
21 In dem Rahmen „Rechnungen“ in jedem Dokument jede Positionsnummer kann mit Schaltfläche „Eintrag löschen“ gelöscht werden. Kennwort für löschen ist die Zahl 3.
22 In dem Rahmen „Rechnungen“ alle Dokumente kann man mit Schaltfläche „Dokumenten löschen“ löschen. Kennwort für löschen ist die Zahl 3.
23 Im Rahmen „Dokument markieren“ kann man alle Dokumenten markieren. Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine kann man als „“Geschlossen“ oder „Storniert“ markieren. Die Rechnungen kann man als „Bezahlt“ oder „Storniert“ markieren.
24 Markiertes Dokument wird vom Programm nicht geändert, um das Dokument zu ändern soll Markierung mit Schaltfläche „Stad löschen“ entfernt werden. Kennwort für löschen ist die Zahl 3.
25 Wenn eine Rechnung als „Bezahlt“ markiert wird, fügt Programm allen in Rechnung beteiligten Artikel den Kaufbetrag ins Artikelkonto zu. Genau so werden die Kundenkonten behandelt. Wenn Markierung „Bezahlt“ gelöscht wird, wird der zugefügte Betrag aus allen Konten entzogen.
26 Aus dem Rahmen „Dokument markieren“ kann man 3 Auswertungstabellen erstellen: „Liste“, „Ausgewählte Dokumentnummer“, „Kunde/Stammdaten. 1 Dieses Programm ist eine im VBA programmierte Excel Datei. Beim ersten Hochfahren dieses Programm erscheint gelber Balken. Die Makros werden aktiviert, wenn die Schaltfläche „Inhalt aktivieren“ gedrückt wird.
Altes Programm ###############################
Auftragsabwicklung -und Auftragsbearbeitung mit Excel. Auftragsabwicklungsprogramm.
Dieses Programm ist eine mit VBA Code programmierte Excel Datei. In dem Programm wird alles über eine Eingabemaske erledigt.
Die Eingabemaske ist nicht groß und beinhaltet keine überflüssigen Steuerelemente.
Mit Hilfe dieses Programm lassen sich einfach und schnell die sämtlichen Auftragsabwicklungsschritte zu erledigen.
1_Integrierte Kundendatenbank
Die integrierte Kundendatenbank hat Platz für 1048570 Kundennummern. Die Kundendaten werden immer automatisch, wo die vom Programm gebraucht sind, ausgegeben.
Die Kundendatenbank kann von dem Programm auf verschiedene Suchbegriffe ausgewertet werden.
2_Integrierte Produktpalette
Die integrierte Produktpalette hat Platz für 1048570 Artikelnummern. Die Daten von dem ausgewählten Artikel werden immer automatisch, wo die vom Programm gebraucht sind, ausgegeben. Diese Produktpalette erlaub auch die Artikel in unterschiedlichen Währungen zu bewerten und die Preise Brutto/Netto mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen ausrechnen.
Die Produktpalette kann von dem Programm auf verschiedene Suchbegriffe ausgewertet werden.
3_ Formular anrichten
Mit Schaltflächen A/A/F, R/F, L/F werden die Rahmen aktiviert, aus denen die Briefköpfe für die Formulare angerichtet werden. Mit Schaltfläche A/A/F für Angebot- und Auftragsbestätigungsformular, mit Schaltfläche R/F für Rechnungsformular, mit Schaltfläche L/F für Lieferscheinformular.
Der Prozess ist sehr einfach, für jeden Begriff die gewünschte Zelle aus dem Bereich A1:G20 auswählen und Schaltfläche Übernehmen betätigen, die Koordinaten sind gespeichert und die Begriffe in dem Formular werden immer auf den ausgewählten Plätzen stehen.
4_ Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen und bearbeiten
Im Rahmen A/AB werden Angebote- oder Auftragsbestätigungen erstellt oder schon erstellten bearbeitet.
Jedes neues Dokument bekommt automatisch eigene fortlaufende Nummer.
Das Programm kann jedes erstelltes Angebot in Auftragsbestätigung oder Auftragsbestätigung in Angebot umwandeln.
Wenn Kundennummer ausgewählt wird, wird aus der integrierten Kundendatenbank alle Daten in das Dokument übernommen und die im Briefkopf zu sehen sind.
Liefertermin wird mit Anzahl der Tage ausgerechnet.
Jedes Dokument kann insgesamt 120 Positionen haben.
Wenn Positionsnummer ausgewählt ist, eine Artikelnummer aus der integrierten Produktpalette auswählen, Anzahl eintragen, wenn Rabatt gewährt wird, Prozentzahl für den Rabatt eintragen und Schaltfläche Eintragen betätigen.
Für jeden Dokument kann man auswählen, ob es im Brutto oder Netto gezeigt wird.
5_ Auftragsbestätigungen markieren und auswerten
Alle 1048570 Auftragsbestätigungen bei Erstellung werden von dem Programm als Offen markiert. Wenn die Auftragsbestätigungen abgeschlossen sind, werden die im Rahmen A/M als geschlossen markiert.
Die alle Auftragsbestätigungen kann man nach großer Zahl von Suchbegriffen auswerten. Einfach ein Suchbegriff in 7 Hauptkategorien auswählen und Schaltfläche Auswerten betätigen, eine Liste mit der Auswertung wird erstellt.
6_ Rechnungen erstellen und bearbeiten.
Im Rahmen R werden neue Rechnungen erstellt oder schon erstellten bearbeitet.
Jedes neues Dokument bekommt automatisch eigene fortlaufende Nummer.
Die Rechnungen kann man mit oder ohne bestehende Auftragsbestätigung erstellen.
Zuerst eine Kundennummer auswählen. Wenn Kundennummer ausgewählt wird, wird aus der integrierten Kundendatenbank alle Daten in das Dokument übernommen und die im Briefkopf zu sehen sind.
Zahlungsziel wird mit Anzahl der Tage ausgerechnet.
Wenn Positionsnummer ausgewählt ist, eine Artikelnummer aus der integrierten Produktpalette auswählen, Anzahl eintragen, wenn Rabatt gewährt wird, Prozentzahl für den Rabatt eintragen und Schaltfläche Eintragen betätigen.
Für jeden Dokument kann man auswählen, ob es im Brutto oder Netto gezeigt wird.
Wenn Nummer einer bestehenden Auftragsbestätigung ausgewählt ist, kann man alles aus der AB in die Rechnung übernehmen.
Jedes Dokument kann insgesamt 120 Positionen haben.
7_ Rechnungen markieren und auswerten.
Alle 1048570 Rechnungen bei Erstellung werden von dem Programm als Offen markiert. Wenn die Rechnungen abgeschlossen sind, werden die im Rahmen R/M als bezahlt oder bleibt unbezahlt markiert.
Die alle Rechnungen kann man nach großer Zahl von Suchbegriffen auswerten. Einfach ein Suchbegriff in 7 Hauptkategorien auswählen und Schaltfläche Auswerten betätigen, eine Liste mit der Auswertung wird erstellt.
8_ Lieferscheine erstellen und bearbeiten.
Im Rahmen L werden neue Lieferscheine erstellt oder schon erstellten bearbeitet.
Jedes neues Dokument bekommt automatisch eigene fortlaufende Nummer.
Den Lieferschein kann man mit oder ohne bestehende Rechnung erstellen.
Zuerst eine Kundennummer auswählen. Wenn Kundennummer ausgewählt wird, wird aus der integrierten Kundendatenbank alle Daten in das Dokument übernommen und die im Briefkopf zu sehen sind.
Liefertermin wird mit Anzahl der Tage ausgerechnet.
Der Lieferort kann ausgewählt werden, ob es Kundenanschrift ist oder was anders.
Wenn Positionsnummer ausgewählt ist, eine Artikelnummer aus der integrierten Produktpalette auswählen, Anzahl eintragen und Schaltfläche Eintragen betätigen.
Wenn Nummer einer bestehenden Rechnung ausgewählt ist, kann man alles aus der Rechnung in den Lieferschein übernehmen.
Jedes Dokument kann insgesamt 120 Positionen haben.
9_ Lieferscheine markieren und auswerten.
Alle 1048570 Lieferscheine bei Erstellung werden von dem Programm als Offen markiert. Wenn die Lieferscheine abgeschlossen sind, werden die im Rahmen L/M als ausgeliefert oder storniert markiert.
Die alle Lieferscheine kann man nach großer Zahl von Suchbegriffen auswerten. Einfach ein Suchbegriff in 7 Hauptkategorien auswählen und Schaltfläche Auswerten betätigen, eine Liste mit der Auswertung wird erstellt.